Thủ Tục Thiết Lập Hồ Sơ Truy Xuất Nguồn Gốc Sản Phẩm Chuẩn

Hồ sơ truy xuất nguồn gốc sản phẩm là "bộ giấy khai sinh" toàn diện lưu trữ lịch sử vòng đời của một lô hàng cụ thể. Theo chuẩn mực quốc tế, hồ sơ truy xuất nguồn gốc sản phẩm phải tuân thủ nguyên tắc "Một bước trước - Một bước sau": ghi nhận chính xác nguồn gốc nguyên liệu và lưu trữ thông tin nhà phân phối. Cùng NEW DATE khám phá giải pháp thiết lập hồ sơ hiệu quả, tối ưu chi phí và sẵn sàng xuất khẩu.

Thủ tục thiết lập hồ sơ truy xuất nguồn gốc sản phẩm

1. Định nghĩa về hồ sơ truy xuất nguồn gốc sản phẩm

Hồ sơ truy xuất nguồn gốc sản phẩm là "bộ giấy khai sinh" toàn diện lưu trữ lịch sử vòng đời của một lô hàng cụ thể. Theo chuẩn mực quốc tế, hồ sơ truy xuất nguồn gốc sản phẩm phải tuân thủ nguyên tắc "Một bước trước - Một bước sau": ghi nhận chính xác nguồn gốc nguyên liệu và lưu trữ thông tin nhà phân phối.
Ngày nay, việc lưu trữ hồ sơ thủ công bằng giấy đã lỗi thời. Toàn bộ dữ liệu được đưa lên nền tảng số, liên kết chặt chẽ với một mã định danh duy nhất (QR Code) được máy in/khắc date đánh dấu trực tiếp lên bao bì. Người tiêu dùng chỉ cần quét mã là có thể đọc toàn bộ hồ sơ nhanh chóng.

Mã in QR tra cứu hồ sơ truy xuất nguồn gốc

Xem thêm: Truy xuất nguồn gốc là gì?

2. Cập nhật thủ tục truy xuất nguồn gốc sản phẩm 2026

Theo Thông tư số 02/2024/TT-BKHCN và Thông tư 11/2026/TT-BCT, một bộ dữ liệu chuẩn trên Cổng thông tin quốc gia yêu cầu khai báo đủ 10 trường cơ bản trong hồ sơ truy xuất nguồn gốc sản phẩm:

• Tên sản phẩm, hàng hóa.
• Hình ảnh thực tế của sản phẩm.
• Tên đơn vị sản xuất, kinh doanh.
• Địa chỉ đơn vị sản xuất (Mã GLN).
• Các công đoạn trong quá trình sản xuất.
• Thời gian sản xuất và đóng gói thực tế.
• Mã định danh truy vết sản phẩm (Mã GTIN).
• Thương hiệu, nhãn hiệu hoặc số Sê-ri.
• Thời hạn sử dụng của mẻ hàng.
• Các tiêu chuẩn chất lượng áp dụng (VietGAP, ISO, FDA...).
•  Quy trình thiết lập hồ sơ
• Khảo sát: xác định quy mô, luồng dữ liệu.
• Thiết lập quy trình: ghi chép từng công đoạn.
• Xây dựng biểu mẫu: nhật ký sản xuất, bán hàng.
• Số hóa dữ liệu: nhập lên hệ thống quản lý.
• Dán tem QR: gắn mã truy xuất lên sản phẩm.

3. Nỗi ám ảnh khi quản lý hồ sơ truy xuất nguồn gốc bằng sổ sách

Khó khăn khi truy xuất nguồn gốc bằng sổ sách

4. Giải pháp hoàn tất thủ tục truy xuất nguồn gốc sản phẩm

Để hoàn tất thủ tục truy xuất nguồn gốc sản phẩm, doanh nghiệp không chỉ cần khai báo thông tin trên phần mềm mà còn phải đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa bao bì vật lý và hồ sơ số. Sự liên kết này sẽ bị đứt gãy hoàn toàn nếu mã QR Code in ra bị nhòe mực, mờ nét khiến máy quét không thể đọc được.
Do đó, việc đầu tư máy in date tự động từ NEW DATE là bước "nhập môn" mang tính sống còn để duy trì hồ sơ truy xuất nguồn gốc sản phẩm đạt chuẩn, giúp dữ liệu luôn xuyên suốt từ nhà máy đến tay người tiêu dùng.

4.1. Hệ sinh thái 4 cấp độ bảo toàn hồ sơ truy xuất nguồn gốc

Để đảm bảo tính pháp lý và khả năng vận hành trơn tru, NEW DATE thiết lập hệ thống sinh thái giúp bảo toàn hồ sơ truy xuất nguồn gốc dựa trên 4 cấp độ "xương sống":

• Cấp độ 1 - Marking (Đánh dấu vật lý): Nền tảng đầu tiên sử dụng các dòng máy in tự động, công nghiệp, khắc laser để khắc họa mã QR, Barcode sắc nét lên bao bì. Đây là chiếc "chìa khóa" duy nhất để mở ra hồ sơ truy xuất nguồn gốc sản phẩm.
• Cấp độ 2 - Consistency (Tính nhất quán): Hệ thống camera giám sát và cảm biến được tích hợp để soi và xác minh mã in đúng/sai ngay trên băng chuyền, loại bỏ 100% rủi ro sản phẩm ra thị trường mà không thể tra cứu hồ sơ.
• Cấp độ 3 - Traceability (Khả năng truy xuất): Dữ liệu in ấn được liên kết chặt chẽ với hồ sơ truy xuất nguồn gốc trên nền tảng đám mây. Nhà quản lý dễ dàng kiểm soát nhật ký mẻ hàng, số Lô, Date theo thời gian thực.
• Cấp độ 4 - Integration (Tích hợp liên thông): Cổng kết nối API mạnh mẽ giúp thiết bị in giao tiếp trực tiếp với hệ thống ERP hoặc Cổng thông tin quốc gia, hoàn thiện khép kín mọi thủ tục truy xuất nguồn gốc sản phẩm phục vụ xuất khẩu.

Xem thêm: Quy trình truy xuất nguồn gốc sản phẩm iso

4.2. Bảng so sánh thiết bị vận hành hồ sơ truy xuất nguồn gốc sản phẩm

Dưới đây là bảng so sánh các dòng máy chủ lực tại NEW DATE giúp bạn dễ dàng lựa chọn:

4.3. Chi tiết giải pháp máy in mã vạch chủ lực từ NEW DATE

Để hồ sơ truy xuất nguồn gốc sản phẩm luôn đi kèm với vòng đời hàng hóa mà không bị gián đoạn, NEW DATE mang đến các thiết bị đột phá:

• Máy in date tự động TIJ (In phun nhiệt): Dòng thiết bị "quốc dân" như model i7-1V hay R25A cực kỳ phù hợp cho xưởng vừa và nhỏ. Máy mang lại độ phân giải 600 DPI, tự động nhảy số Lô/Date biến đổi. Khi kết hợp cùng mực in nhanh khô HP 2590, mã QR sẽ khô ngay trong 3 giây và bám dính siêu việt.
• Máy in phun liên tục CIJ (Vua tốc độ): Dành cho dây chuyền siêu tốc chạy liên tục ngày đêm. Dòng Máy CIJ Leadjet V8820 sử dụng công nghệ phun không chạm, dễ dàng xịt mã định danh lên bao bì ướt sũng hoặc lồi lõm mà vẫn chống lem nhòe hoàn hảo.
• Máy khắc Laser định danh vĩnh viễn: Công nghệ Laser mang lại đường khắc tinh xảo, duy trì liên kết hồ sơ truy xuất nguồn gốc trọn đời cùng sản phẩm, không phải tốn thêm bất kỳ chi phí vật tư mực in.

Máy in tự động liên kết hồ sơ truy xuất nguồn gốc

5. Tại sao chọn NEW DATE chuẩn hóa thủ tục truy xuất nguồn gốc sản phẩm?

Tại NEW DATE, chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số và hoàn thiện hồ sơ truy xuất nguồn gốc sản phẩm với 6 cam kết vàng:

• Thiết bị chính hãng: 100% máy đạt chuẩn công nghiệp, hoạt động bền bỉ 24/7.
• Kỹ thuật thực chiến: Tư vấn đúng máy, đúng nhu cầu, am hiểu sâu sắc dây chuyền sản xuất.
• Lắp đặt tận xưởng: Khảo sát và đồng bộ máy in/khắc date, mắt thần, phần mềm truy xuất nguồn gốc lên băng chuyền thần tốc.
• Bảo hành & Bảo trì: Chính sách đổi trả minh bạch và hỗ trợ thiết bị trọn đời.
• Hỗ trợ 24/7: Chuyên viên trực xuyên đêm khắc phục lỗi từ xa kịp thời.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về hồ sơ truy xuất nguồn gốc sản phẩm

• Q1: Xưởng sản xuất nhỏ có bắt buộc làm thủ tục truy xuất nguồn gốc sản phẩm không? 

Có. Mọi mặt hàng lưu thông đều phải tuân thủ quy định để đảm bảo minh bạch. Cơ sở nhỏ có thể dùng máy in TIJ cầm tay giá rẻ để bắt đầu.

• Q2: Mã in QR Code có liên kết được với hồ sơ truy xuất nguồn gốc nội bộ không?

Hoàn toàn được. Máy in NEW DATE có cổng kết nối ngoại vi, dễ dàng nhận dữ liệu từ phần mềm ERP để in mã liên kết tức thời.

• Q3: Thời gian lưu trữ dữ liệu trong hồ sơ truy xuất nguồn gốc sản phẩm theo quy định là bao lâu?

Theo quy định tại Thông tư 11/2026/TT-BCT, dữ liệu truy xuất phải được lưu trữ ít nhất 24 tháng kể từ ngày sản phẩm được đưa ra thị trường hoặc tùy theo hạn sử dụng cụ thể của từng loại hàng hóa. Giải pháp lưu trữ đám mây (Cloud) từ NEW DATE giúp doanh nghiệp bảo mật và trích xuất dữ liệu nhanh chóng khi có yêu cầu kiểm tra đột xuất.

• Q4: Việc lắp đặt máy in để hoàn thiện hồ sơ số có làm gián đoạn dây chuyền sản xuất hiện tại không?

NEW DATE nâng cấp hồ sơ truy xuất nguồn gốc

Việc thiếu một bộ hồ sơ truy xuất nguồn gốc sản phẩm hợp lệ sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Đừng để hàng hóa bị dừng bước tại cửa khẩu hay bị các siêu thị lớn từ chối!
📞 Liên hệ ngay Hotline 0868.687.887 hoặc truy cập mayphundate.com để nhận lộ trình số hóa thiết bị in ấn đáp ứng chuẩn Thông tư 11 ngay hôm nay!

THÔNG TIN LIÊN HỆ: